2021-6-23 濤濤
導(dǎo)語：近期公司需要把一個事業(yè)部的發(fā)貨及庫存相關(guān)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)線上化，在我們部門內(nèi)部進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)研及充分討論后，庫存中心的產(chǎn)品規(guī)劃方案基本確定，本文把我們實(shí)戰(zhàn)過程中的方案分享給大家，期望能夠?yàn)樽x者在設(shè)計庫存模塊時提供些許思路。
XX事業(yè)部主要業(yè)務(wù)以化工貿(mào)易為主，在市場上對部分產(chǎn)品處于核心地位。XX事業(yè)部自己不進(jìn)行產(chǎn)品生產(chǎn)，主要提供營銷服務(wù)，倉庫、物流均以整合社會資源為客戶提供服務(wù)為主。整體的業(yè)務(wù)流程如下：
在整體的業(yè)務(wù)模式中主要可分為以下三種貨物供應(yīng)模式：
在庫存管理的業(yè)務(wù)中，事業(yè)部相關(guān)人員要求需要及時知道有多少貨能夠進(jìn)行銷售，其中有多少是已經(jīng)在倉庫可以隨時發(fā)貨，有多少可能是已經(jīng)采購但貨還在配送過程中，還有一些可能是產(chǎn)品管理人員能夠預(yù)測未來會到貨的貨物數(shù)量。
通過對上述場景進(jìn)行分析后，我們能夠把和庫存配送相關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行如下分類：發(fā)貨業(yè)務(wù)、出庫業(yè)務(wù)、到貨計劃、入庫業(yè)務(wù)、庫存管理業(yè)務(wù)、調(diào)撥業(yè)務(wù)、售后處理、其它出入庫業(yè)務(wù)。
整體的業(yè)務(wù)架構(gòu)圖如下：
在整體的業(yè)務(wù)架構(gòu)中，各個部分具體的使用角色以及所需要負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)具體如下：
發(fā)貨：一般由銷售助理/內(nèi)勤人員完成，其主要任務(wù)是執(zhí)行銷售訂單，在客戶沒有特定要求下，可以設(shè)置為系統(tǒng)自動生成，按先進(jìn)先出的規(guī)則進(jìn)行批次匹配，在客戶對批次有特殊要求下需要人工干預(yù)，選擇對應(yīng)批次的貨物發(fā)給客戶。
注：在化工行業(yè)不同批次貨物其性質(zhì)會有所差異，故客戶會有一些特殊要求。而發(fā)貨單也是事業(yè)部對接倉庫、承運(yùn)商的單據(jù)，倉庫根據(jù)發(fā)貨單進(jìn)行貨物分揀并以發(fā)貨單與提貨司機(jī)進(jìn)行匹配，防止貨物錯發(fā)，同時物流調(diào)度人員也會把發(fā)貨單分配給具體的承運(yùn)商，承運(yùn)商下的司機(jī)根據(jù)發(fā)貨單到對應(yīng)的倉庫進(jìn)行提貨，并配送到對應(yīng)的收貨地址。
出庫：公司以出庫單為依據(jù)影響庫存，同時也根據(jù)出庫單生成實(shí)際發(fā)生的應(yīng)收。主要分為銷售出庫、退貨出庫、調(diào)撥出庫、其它出庫。銷售出庫主要為根據(jù)發(fā)貨的實(shí)際情況進(jìn)行庫存扣減，是記錄貨物從真實(shí)的從對應(yīng)的倉庫中已經(jīng)發(fā)出的憑證；退貨出庫主要為記錄售后需要進(jìn)行退貨處理的記錄憑證，把退貨業(yè)務(wù)放在出庫單中進(jìn)行記錄有一個好處就是能夠直接通過負(fù)數(shù)的單據(jù)關(guān)聯(lián)原有單據(jù)進(jìn)行沖銷，而根據(jù)出庫單生成應(yīng)收后也能直接進(jìn)行應(yīng)收沖銷，由此不會改變財務(wù)核算的邏輯；調(diào)撥出主要記錄跨組織調(diào)撥、轉(zhuǎn)庫調(diào)撥等情況，能夠記錄清楚該出庫時由哪家公司發(fā)起調(diào)撥而產(chǎn)生的，最終能夠反映在內(nèi)部結(jié)算上；其它出則包含了盤虧出、報損出等不同的情況。
退貨質(zhì)檢：主要記錄在客戶把貨物發(fā)回到指定地點(diǎn)后到貨物再次入庫之間的業(yè)務(wù)信息。能夠在該單據(jù)上記錄貨物異常的情況以及責(zé)任所屬。
到貨計劃：主要用于記錄計劃性采購訂單貨物接收計劃，能對在途可售庫存進(jìn)行管理。到貨計劃需要記錄貨物是否可售，到貨具體的時間、數(shù)量、位置等信息。
入庫：入庫單能夠直接影響庫存，同時能夠根據(jù)入庫單生成實(shí)際發(fā)生的應(yīng)付；主要分為采購入庫、退貨入庫、調(diào)撥入庫和其它入庫，具體邏輯和出庫類似。
庫存邏輯：主要分為庫存設(shè)置、明細(xì)、庫存量和庫存報表。庫存量的定義和具體邏輯是該部分最為復(fù)雜的業(yè)務(wù)，在討論庫存量前我們需要明確幾個定義：
以上三個庫存量均有實(shí)際單據(jù)進(jìn)行對應(yīng)，由于我們需要管控到批次基本，所以我們需要同時在SKU和批次兩個維度進(jìn)行庫存量的記錄，在途可售不需要在批次維度進(jìn)行記錄。
基于此我們通過計算得出我們能夠用于銷售的可售量，再通過一些庫存分配策略我們就能實(shí)現(xiàn)很好的庫存管理，例如：可設(shè)置預(yù)留量20%，各個渠道設(shè)置不同的數(shù)量，各個渠道可售數(shù)量之和可以大于總庫存，但每個渠道的庫存則不能大于最大可售量。我們也能夠設(shè)置相應(yīng)的庫存預(yù)警機(jī)制，在庫存低于一定比例是能夠進(jìn)行預(yù)警或者是限售。
通過對具體的業(yè)務(wù)進(jìn)行分析后，我們即可對產(chǎn)品功能進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計，根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，整體的功能結(jié)構(gòu)如下圖：
從業(yè)務(wù)分析中我們可發(fā)現(xiàn)主要涉及兩個領(lǐng)域的業(yè)務(wù)：物流配送領(lǐng)域和庫存領(lǐng)域，物流配送領(lǐng)域我們暫且不做具體的功能設(shè)計說明，對庫存中心整體分為四個大的模塊：出庫管理、入庫管理、庫存管理、其它管理。
出庫管理主要滿足庫存扣減相關(guān)的業(yè)務(wù)場景，例如：銷售出庫、調(diào)撥出庫或其他出庫，但有一種特殊情況就是售后退貨也是放在出庫模塊，主要是出于財務(wù)核算邏輯考慮，如果公司財務(wù)核算是應(yīng)收和收款核銷，應(yīng)付和付款核銷，沒有應(yīng)收和應(yīng)付核銷的模式，那么售后退貨就應(yīng)該用出庫模塊解決，如果公司由應(yīng)收和應(yīng)付核銷的模式則也可以把售后退貨放在入庫模塊；但第二種模式會增加財務(wù)核算的難度，同時在進(jìn)行庫存統(tǒng)計是也會造成入庫數(shù)據(jù)虛高，實(shí)際出庫不足，主要還是看具體業(yè)務(wù)的模式。
由于我們服務(wù)的事業(yè)部暫沒有做應(yīng)收和應(yīng)付核銷的模式所以我們就采用了第一種方式，而對于出庫單之前是否一定需要有發(fā)貨單也是要根據(jù)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)劃，如果倉庫管理、物流配送都是自己公司內(nèi)部完成，也可以使用出庫單+配送單的模式進(jìn)行處理。
由于我們的業(yè)務(wù)是物流配送和倉庫管理都是外包給第三方所以對外是以發(fā)貨單為標(biāo)準(zhǔn)單據(jù)進(jìn)行管理，所以出庫單只是發(fā)貨單的具體執(zhí)行情況的記錄。
入庫管理主要滿足庫存增加的相關(guān)業(yè)務(wù)場景，例如：采購入庫、調(diào)撥入庫和其它入庫，同出庫一樣在采購發(fā)生退貨時也是以入庫單的形式進(jìn)行處理，如此設(shè)計的理由和銷售側(cè)是一樣的。
對于庫存管理，則屬于庫存中心最為核心的業(yè)務(wù)模塊，根據(jù)業(yè)務(wù)分析中的相關(guān)概念，我們把單據(jù)對庫存的影響整理一張圖：
上圖中有一個核心公式：可用量=現(xiàn)存量+在途可售-待發(fā)貨量，由于化工行業(yè)的產(chǎn)品有分批次的特性故需要考慮SKU級的庫存結(jié)構(gòu)設(shè)計和SKU+批次級的庫存結(jié)構(gòu)，批次級的現(xiàn)存量合計一定要等于SKU級的現(xiàn)存量，而待發(fā)貨量則不一定相等；在提交訂單時（提交或支付）以SKU級的庫存（不考慮庫存分配規(guī)則）進(jìn)行校驗(yàn)即可，在進(jìn)行發(fā)貨時則需要同時滿足訂單上的可發(fā)貨量和SKU+批次及的可用量以防止超發(fā)或者超賣。
在SKU級的可用量的基礎(chǔ)上我們可以根據(jù)具體的業(yè)務(wù)設(shè)計庫存分配策略，庫存策略以可分為預(yù)留和可售，預(yù)留則表示不對外進(jìn)行銷售，可售又可按渠道、活動級其它邏輯進(jìn)行分配，各個方式之間的總和可超總可售量，但每種方式不可超總可售量，通過如此設(shè)計我們可以最大限度利用庫存，而避免出現(xiàn)超賣現(xiàn)象。
庫存的核心計算邏輯主要在圖示藍(lán)色部分，基本上把各種單據(jù)對庫存的影響都羅列進(jìn)去了，但以上的整體邏輯還是基于有貨（或在途）的情況下開展的，但還有一種特殊情況是該邏輯不能覆蓋的即預(yù)售/期貨模式，預(yù)售/期貨模式是以銷定采的模式，是在確定了銷量的情況下再去進(jìn)行集中采購；所以對于預(yù)售/期貨模式 我們需要單獨(dú)設(shè)計一個虛擬庫存的模塊，而該模塊根據(jù)實(shí)際經(jīng)營可以輕量級的方式在商品中心進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，最終在進(jìn)行貨物交付的時候在通過出庫單進(jìn)行管理即可。
在庫存中心還有庫存預(yù)警、盤點(diǎn)、期初處理等功能，在此不一一展開說明，大家可根據(jù)自己的實(shí)際情況進(jìn)行產(chǎn)品功能設(shè)計。
庫存領(lǐng)域的業(yè)務(wù)是一個相對比較專業(yè)和復(fù)雜的領(lǐng)域，市場上也有十分之多的傳統(tǒng)軟件或SaaS，在很多企業(yè)認(rèn)為通過采購的方式去部署一套軟件性價比會比自建庫存中心要高。
但筆者認(rèn)為在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮之下，通過數(shù)字化的工具提升供應(yīng)鏈的效率、降低供應(yīng)鏈管理的成本一定是一個十分之重要的目的之一，營銷測的數(shù)字化轉(zhuǎn)型大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)通過消費(fèi)互聯(lián)網(wǎng)認(rèn)識到了其價值，我想供應(yīng)鏈測的數(shù)字化轉(zhuǎn)型在接下來的這幾年也一定會逐漸顯現(xiàn)其寶貴的價值。
傳統(tǒng)的庫存管理軟件不管其架構(gòu)還是對業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)都有其弊端，很難實(shí)現(xiàn)和營銷側(cè)的互聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)的系統(tǒng)進(jìn)行完美對接；所以自建基于互聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)的庫存中心，并培養(yǎng)懂庫存業(yè)務(wù)知識的互聯(lián)網(wǎng)人員是大多數(shù)要做數(shù)字化轉(zhuǎn)型或產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)必須要完成的任務(wù)之一。
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